Dokumente

Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Abschlags- und Korrekturrechnungen erstellen, versenden und verwalten.

Unter Finanzen → Dokumente erstellst und verwaltest du alle Verkaufsbelege. Alle Dokumenttypen teilen dieselbe Oberfläche – einmal kennen, überall anwenden.

Dokumentenübersicht

Die Liste zeigt alle Dokumente mit Status, Typ, Datum, Beleg-Nr., Kunde, Netto, Brutto, offenem Betrag, Zahlungsstatus und Fälligkeit.

Schnellfilter

Zusätzlich filterbar nach Jahr, Status und Zahlungsstatus. Suchfeld für Kunde oder Beleg-Nr.

Status-Badges

Zahlungsstatus

Überfällige Rechnungen haben einen roten Balken am linken Rand. Die Spalte Fälligkeit / Gültig bis zeigt „seit X Tagen“, das erwartete Zahlungsdatum und die Pünktlichkeits-Wkt. – eine automatische Prognose, wann Geld wahrscheinlich eingeht. Mehr dazu im Abschnitt Zahlungserwartung weiter unten.

Neues Dokument anlegen

Klicke oben rechts auf Neues Dokument anlegen und wähle den Typ:

Dokument erstellen – Kopfbereich

1. Kunde* wählen – Rechnungsadresse wird automatisch befüllt. Adresse bearbeiten zum Anpassen, Adresse auswählen für eine andere Kundenadresse.
2. E-Mail wählen – Adresse des Ansprechpartners – wird beim Versand vorbelegt.
3. Betreff eintragen – Erscheint auf dem Dokument als Titel.
4. Anschreiben formulieren – Einleitungstext vor den Positionen. Mit dem KI-Icon ✦ Vorschlag generieren.
5. Datum festlegen – Standard: heutiges Datum. Zusätzlich wählbar: Lieferdatum, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum.
6. Referenzdokument verknüpfen (optional) – Verknüpft das Dokument mit einem früheren Angebot oder Beleg – per Suchfeld durchsuchbar.

Rechte Seitenleiste

Positionen

Jede Position besteht aus: Pos. (per Drag & Drop umsortierbar), Bezeichnung (mit Dokument-Icon für erweiterte Beschreibung), Menge, Einheit, USt., Einzelpreis, Rabatt % und Gesamt.

Weitere Optionen unterhalb der Positionen

Projektzeiten abrechnen

Zeigt alle nicht abgerechneten Projektzeiten gruppiert nach Projekt. Einzelne Zeiten oder alle auswählen, dann unten:

• Einzelzeiten in Beschreibung aufnehmen – Toggle: jede Einzelzeit als eigene Zeile in der Positionsbeschreibung
• Gruppierung – Ohne · Aufgabe · Projekt · Alle – steuert, wie die Zeiten zu Positionen zusammengefasst werden

Buchungszeiten abrechnen

Zeigt dem Kunden zugeordnete Buchungszeiten. Drei Übernahme-Optionen:

• Alle zusammenfassen – eine Gesamtposition
• Nach Tagen zusammenfassen – eine Position pro Tag
• Hinzufügen – jede Buchungszeit als eigene Position

Abschlagsrechnungen in der Schlussrechnung

Bereits gestellte Abschlagsrechnungen erscheinen automatisch unterhalb der Positionen. Sie zeigen Beleg-Nr., Datum, Netto, Steuerbetrag und Brutto. Die Summe wird abgezogen und als Gesamtbetrag der Schlussrechnung ausgewiesen.

Dokument-Workflow

Dokument per E-Mail senden

• Empfänger* – vorbelegt mit hinterlegter E-Mail, CC und BCC möglich
• Betreff* – automatisch vorbelegt mit Dokumenttyp und -nummer
• Nachricht* – Freitext-Editor; Platzhalter über Chat-Icon einfügbar
• Textvorlage Nachricht / Signatur – gespeicherte Vorlagen einsetzen
• Anhang – PDF automatisch angehängt; XML-Datei (E-Rechnung) optional zuschaltbar
• Weitere Anhänge – Drag & Drop, max. 10 MB (PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, PNG, GIF)
• Eine Kopie an mich senden – standardmäßig aktiviert

Platzhalter im Versandtext

Aktionen aus der Liste (3-Punkt-Menü)

Entwurf / bearbeitbares Dokument

• Bearbeiten · Duplizieren · Vorschau
• Zahlung erfassen – Zahlungseingang manuell buchen
• Festschreiben · Dokument senden · Löschen

Festgeschriebenes Dokument

• Duplizieren · Vorschau · Dokument senden
• Dokument stornieren – erstellt automatisch eine Korrekturrechnung

Angebot weiterführen

• Weiterführen als Auftragsbestätigung
• Weiterführen als Lieferschein
• Weiterführen als Abschlagsrechnung
• Weiterführen als Rechnung

Detailansicht einer Rechnung

Klicke auf eine Beleg-Nr. Die rechte Spalte zeigt Fälligkeitsdatum, erwarteten und tatsächlichen Zahlungseingang, alle gebuchten Zahlungen, E-Rechnungs-Validierung (gültig/ungültig, Download E-Rechnung und XML) sowie Gedruckt am.

Unterhalb der Belegvorschau protokolliert der Verlauf alle Ereignisse chronologisch: Festgeschrieben, Geändert, Zahlung erfasst, E-Rechnung geprüft, Mahnung erstellt (mit Stufe).

Zahlungserwartung & Pünktlichkeits-Wkt.

Zu jeder fertiggestellten Rechnung und Abschlagsrechnung berechnet freece.de automatisch zwei Prognosewerte, die in der Dokumentenliste und in der Detailansicht erscheinen:

• Erwartet – das voraussichtliche Datum, an dem der Zahlungseingang erwartet wird
• Pünktlichkeits-Wkt. – die Wahrscheinlichkeit in Prozent, dass der Betrag bis zum vereinbarten Zahlungsziel eingeht

Wie das erwartete Zahlungsdatum entsteht

freece.de schaut auf alle bisherigen vollständig bezahlten Rechnungen dieses Kunden und berechnet, wie viele Tage im Schnitt zwischen Rechnungsdatum und tatsächlicher Zahlung lagen. Dieses Muster wird auf die neue Rechnung übertragen.

Gibt es noch keine Zahlungshistorie für diesen Kunden, wird das vereinbarte Zahlungsziel als neutraler Ausgangspunkt verwendet.

Wie die Pünktlichkeits-Wahrscheinlichkeit entsteht

Mehrere Faktoren fließen kombiniert ein:

Kundenscore

Der Kundenscore ist ein interner Bonitätswert, den freece.de auf Basis der bisherigen Zahlungsmoral dieses Kunden berechnet. Er wird laufend aktualisiert, sobald neue Zahlungen erfasst werden. Liegt kein Score vor (Neukunde ohne Zahlungshistorie), arbeitet die Prognose mit einem neutralen Startwert.