Tipps & Arbeitserleichterungen

Aus Anfrage-E-Mail wird ein fertiges Angebot

Mailbox → E-Mail öffnen → KI-Angebot erstellen

Wenn eine Kundenanfrage per E-Mail reinkommt, kannst du mit einem Klick auf KI-Angebot erstellen ✨ einen vollständigen Angebotsentwurf generieren lassen. Die KI liest die E-Mail und befüllt automatisch Kundendaten, Betreff, Einleitungstext, passende Positionen aus deinem Produktkatalog und einen Schlusstext.

Texte direkt im Editor verbessern lassen

Überall wo ein Texteditor erscheint – Dokumente, E-Mails, Mailbox

Das ✦-Icon im Texteditor öffnet ein KI-Menü mit neun Aktionen: Professioneller formulieren, Kürzer fassen, Ausführlicher schreiben, Sprache vereinfachen, Rechtschreibung & Grammatik korrigieren, Ins Englische übersetzen, Allgemeine Antwort generieren, Freundliche Zusage und Freundliche Absage.

Mit einem Klick wieder dieselbe Projektzeit starten

Obere Leiste → Zeitanzeige / Uhr-Icon → Schnellstart

Neben der laufenden Zeitanzeige in der Kopfzeile findest du eine Schnellstartleiste: bis zu fünf zuletzt genutzte Zeiterfassungen (Kunde, Projekt und ggf. Aufgabe) als kompakte Chips. Ein Klick auf einen Eintrag startet den Timer sofort für genau diese Kombination – ohne Dropdowns zu öffnen. So springst du bei wiederkehrenden Tätigkeiten am schnellsten wieder in die laufende Zeit.

Erfasste Zeiten direkt in Positionen umwandeln

Finanzen → Dokument erstellen → Zeiten abrechnen ▾

Im Positionsbereich einer Rechnung gibt es den Button Zeiten abrechnen ▾ mit zwei Optionen: Projektzeiten abrechnen und Buchungszeiten abrechnen. Beide übernehmen erfasste Stunden direkt als Positionen – ohne manuelles Übertragen.

7, 10, 14 oder 30 Tage per Klick

Dokument erstellen → rechte Seitenleiste → Zahlungsziel

Im Zahlungsziel-Feld stehen die Buttons 7 · 10 · 14 · 30 direkt neben dem Eingabefeld. Ein Klick setzt den Wert sofort – kein manuelles Tippen nötig. Das Standard-Zahlungsziel lässt sich in den Einstellungen → Buchhaltung festlegen.

Skonto einmalig hinterlegen, automatisch vorausfüllen

CRM → Kunde → Skonto-Felder

Im Kundenstamm kannst du einen Skontosatz und eine Skonto-Zahlungsfrist hinterlegen. Diese Werte werden beim Erstellen eines neuen Dokuments für diesen Kunden automatisch vorausgefüllt – du musst Skonto nicht jedes Mal manuell eingeben.

Automatischer Preis beim Zeiten abrechnen

CRM → Kunde · Aufträge → Aufgabe bearbeiten

Stundensätze können direkt beim Kunden oder an der jeweiligen Aufgabe hinterlegt werden. Wenn du Projektzeiten abrechnest, wird der passende Stundensatz automatisch als Einzelpreis in die Position übernommen. Der allgemeine Standard-Stundensatz lässt sich in den Einstellungen → Buchhaltung festlegen.

Zahlungseingang ohne Umweg buchen

Dashboard → Offene Posten → €-Button

Im Dashboard-Widget Offene Posten hat jede Rechnung einen €-Button am rechten Rand. Ein Klick öffnet direkt den Zahlung-erfassen-Dialog mit vorausgefülltem Betrag – ohne die Rechnung einzeln öffnen zu müssen. Besonders praktisch, wenn du nach dem Kontoabgleich mehrere Zahlungen schnell nacheinander buchst.

Erfasste Zeiten und Rechnungszeiten getrennt runden

Einstellungen → Buchhaltung → Zeiterfassung runden auf

freece.de bietet zwei unabhängige Runde-Einstellungen: Eine für die Zeiterfassung (wie Zeiten beim Stoppen gerundet werden) und eine für Zeit in Rechnungen (wie Zeiten beim Abrechnen auf Dokumenten dargestellt werden). Beide können unabhängig auf- oder abgerundet werden – z. B. Erfassung auf 1 Minute, Rechnung auf 15 Minuten aufgerundet.

Einmal schreiben, immer verwenden

Einstellungen → Textvorlagen

Unter Einstellungen → Textvorlagen legst du Textbausteine für Dokumentenkopf, Dokumentenfuß und E-Mail-Nachrichten an. Du kannst Vorlagen pro Dokumenttyp definieren (z. B. nur für Angebote), zwischen Sie-Form und Du-Form wechseln und eine Vorlage als Standard markieren – sie wird dann automatisch beim Erstellen neuer Dokumente vorausgefüllt.

Kurztitel und ausführliche Beschreibung getrennt nutzen

Dokument erstellen → Position → Dokument-Icon

Jede Position in einem Dokument hat ein kleines Dokument-Icon neben dem Bezeichnungsfeld. Ein Klick öffnet ein erweitertes Beschreibungsfeld unterhalb der Positionszeile. Dort kannst du eine ausführliche Leistungsbeschreibung eingeben, die auf dem Dokument unter dem Positionstitel erscheint – der Titel bleibt kurz und übersichtlich, die Details stehen darunter.

Kein Öffnen nötig – Status per 3-Punkt-Menü setzen

Aufträge → Projektliste → 3-Punkt-Menü

In der Projektliste kannst du den Status eines Jobs direkt über das 3-Punkt-Menü am rechten Rand ändern – ohne den Job einzeln öffnen zu müssen. Nützlich beim schnellen Durcharbeiten einer langen Liste nach dem Tages- oder Wochenabschluss.

Für lokale Ordnerstruktur: alles in einem Klick

Aufträge → Job öffnen → Kopier-Button

In der Detailansicht eines Jobs gibt es einen Button, der Projektnummer und Jobtitel kombiniert in die Zwischenablage kopiert. Praktisch, wenn du lokal Ordner nach dem Schema ff-26-0042 – Kundenname Projektname anlegst – der Ordnername ist mit einem Klick fertig.

Wiederkehrende Projekte nicht jedes Mal neu aufsetzen

Aufträge → Job öffnen → Als Vorlage verwenden

Über die Aktion Als Vorlage verwenden in einem bestehenden Job erstellst du einen neuen Projektentwurf, der alle Aufgaben, Briefingfelder und Einstellungen des Originals übernimmt. Ändere nur Kunde, Datum und Titel – der Rest ist bereits vorbereitet.

Immer die gleichen Briefing-Fragen stellen

Aufträge → Job erstellen → Briefingfelder

Briefingfelder in Jobs lassen sich als Vorlagen speichern. Definiere einmal deine Standard-Briefing-Fragen (z. B. „Zielgruppe“, „Format“, „Liefertermin“) und lade sie beim nächsten Projekt mit einem Klick – statt alles manuell einzutippen.

Aus eingehender Anfrage sofort einen Job oder Lead anlegen

Mailbox → E-Mail öffnen → Aktionsleiste

Über die Aktionsleiste unterhalb des E-Mail-Headers stehen drei KI-gestützte Buttons bereit:

Freigabe oder Korrektur kommt per Mail – Status sofort setzen

Mailbox → E-Mail öffnen → X Projekte → 3-Punkt-Menü

Wenn du auf den Badge X Projekte klickst, öffnet sich rechts neben der E-Mail eine Liste verwandter Jobs – erkannt anhand von Betreff und E-Mail-Text. Über das 3-Punkt-Menü jedes vorgeschlagenen Jobs kannst du den Status direkt von dort aus ändern, ohne den Job separat öffnen zu müssen.

Kunden sehen direkt, wann du verfügbar bist

Einstellungen → Verfügbarkeitskalender

freece.de kann einen öffentlichen Verfügbarkeitskalender generieren, den du per Script, iFrame oder Direktlink auf deiner Website einbettest. Der Kalender zeigt deinen Kunden automatisch, an welchen Tagen du verfügbar, gebucht oder abwesend bist – basierend auf deinen tatsächlichen Buchungen und hinterlegten Arbeitszeiten.