AUFTRÄGE · ARTIKEL 1 VON 5
Projekte
Aufträge anlegen, verwalten, abrechnen und archivieren.
Projekte – in freece.de auch als Jobs bezeichnet – sind die zentrale Einheit für alle Aufträge. Hier bündelst du Aufgaben, Zeiten, externe Kosten und Abrechnungen für einen Auftrag.
Die Projektliste
Filter oben: Jahr, Status, Abrechnung, Kunden sowie eine Freitextsuche und eine Anzeige-Begrenzung. Die Liste zeigt:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Farbbalken links | Gelb = aktiv, Pink/Rosa = besonderer Status |
| Deadline | Datum und Uhrzeit – roter Badge „seit X Tagen“ bei überschrittener Deadline |
| Projektnummer | Klickbarer Link zur Detailansicht |
| Kunde | Firmenname + zugeordneter Kontakt |
| Status | In Vorbereitung (orange), In Arbeit (blau), Erledigt (grün) |
| Priorität | Normal, Medium, Hoch |
| Abzurechnen | Noch nicht abgerechnete Stunden / Betrag – „vollst. abgerechnet“ wenn alles fakturiert |
| Abgeschlossen | Roter Punkt = offen, grüner Punkt = abgeschlossen |
Neues Projekt anlegen
Klicke auf Neues Projekt anlegen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Firma * | Kunde aus dem CRM – Pflichtfeld |
| Projektnummer | Automatisch vergeben, z. B. {K}-26-0068 – manuell anpassbar |
| Kundenreferenz | Interne Bestellnummer oder Referenz des Kunden |
| Titel * | Pflichtfeld – erscheint in der Liste und auf Rechnungen |
| Priorität | Normal, Medium, Hoch |
| Projektstart / Projektende | Zeitraum des Projekts – Projektende erscheint als Deadline in der Liste |
| Zeit Projektende | Genaue Uhrzeit des Endes |
| Beschreibung | Internes Briefing, Freitext mit Formatierung |
| Daten ausgeliefert | Checkbox – Dateien wurden bereits an den Kunden übergeben |
| Projekt abgeschlossen | Checkbox – Auftrag ist fertig |
| Briefingfelder | Strukturierte Zusatzfelder – aus vordefinierten Feldern auswählen und einfügen |
Briefingfelder sind benutzerdefinierte Felder, die du einmalig anlegst (z. B. „Zielgruppe“, „Druckformat“, „Budget“) und dann in beliebige Projekte einfügst. Sie erscheinen im Briefing-Bereich der Projektdetailseite.
Projektdetailseite
Der Kopfbereich zeigt drei Kacheln: Kontakt, Projektende (Datum + Uhrzeit) und Nicht abgerechnet (Stunden). Darunter die Projektnummer mit einem Kopieren-Button – er überträgt Nummer und Titel in die Zwischenablage, z. B. um direkt einen lokalen Ordner mit identischem Namen anzulegen.
Die Timeline zeigt den Projektverlauf: Projekt angelegt → aktueller Status → Projektende.
Linke Spalte
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kunde | Firmenname mit Pfeil-Link zum Kundenprofil, Adresse |
| Status | Direkt änderbar per Dropdown – ohne Bearbeitungsmodus |
| Priorität | Badge |
| Abgeschlossen | Button „Abschließen“ – setzt Projekt auf erledigt |
| Ausgeliefert | Button „Ausgeliefert“ – markiert Datenlieferung |
| Archiviert | Button „Archivieren“ – verschiebt Projekt ins Projektarchiv |
Rechte Spalte – Briefing
Zeigt alle hinterlegten Briefingfelder. Über Briefinganfrage versenden kannst du dem Kunden eine E-Mail senden, mit der er das Briefing direkt ausfüllen kann.
Untere Bereiche
- Aufgaben – Aufgaben anlegen und verwalten (inkl. Produktsuche im Titelfeld)
- Dateien – Drag & Drop, max. 10 MB, JPG/PNG/PDF/DOC/XLS/TXT/ZIP
- Meilensteine – Projektmeilensteine erstellen und abhaken
- Projektzeiten – alle erfassten Zeiten des Projekts, exportierbar
Tab „Externe Kosten“
Hier erfasst du Fremdleistungen oder Auslagen, die du dem Kunden weiterberechnest. Über Kosten erfassen öffnet sich ein Dialog:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel * | Bezeichnung – Produktsuche verfügbar |
| Datum * | Wann sind die Kosten angefallen? |
| Menge * | Anzahl der Einheiten |
| Einheit | z. B. Std., Stk., Pausch. |
| EK-Preis | Dein Einkaufspreis – nur intern sichtbar |
| VK-Preis * | Preis für den Kunden |
| Abgerechnet | Checkbox – bereits fakturiert |
| Beschreibung | Interne Notiz |
Die Liste zeigt zusätzlich die berechnete Marge (VK minus EK) pro Position.
3-Punkt-Menü in der Projektliste
Das Menü hinter jedem Projekt bietet folgende Aktionen:
- Bearbeiten – Projektdialog öffnen
- Als Vorlage verwenden – neues Projekt auf Basis dieses Projekts anlegen
- Duplizieren – identische Kopie des Projekts erstellen
- Job abrechnen – direkt zur Rechnungserstellung
- Abschließen – Projekt auf erledigt setzen
- Status – Untermenü zum schnellen Statuswechsel
- Löschen – Projekt endgültig löschen
Über „Als Vorlage verwenden“ kannst du wiederkehrende Projekte (z. B. monatliche Mailings) mit einem Klick neu anlegen – alle Felder, Briefingfelder und Aufgaben werden übernommen.