Ausgaben

Unter Finanzen → Ausgaben erfasst du alle Betriebsausgaben – z. B. Software-Abonnements, Lieferantenrechnungen oder Reisekosten. Du kannst einzelne Belege manuell anlegen, aus Vorlagen erstellen oder wiederkehrende Ausgaben automatisieren.

Ausgaben-Übersicht

Die Liste zeigt alle Ausgaben mit folgenden Spalten:

Spalte	Inhalt
Datum	Belegdatum
Beleg-Nr.	Interne oder externe Belegnummer (klickbar → Detailansicht)
Lieferant	Name des Lieferanten oder vollständige Adresse (bei E-Rechnungen)
Fälligkeit	Zahlungsziel des Belegs
Land	Länderkennung (z. B. für Steuergebiet)
Netto / Brutto	Beträge
Offen	Noch offener Betrag (rot = unbezahlt)
Zahlung	Zahlungsstatus: Bezahlt / Unbezahlt
Herunterladen	Beleg-PDF herunterladen (bei festgeschriebenen Belegen mit Schloss-Symbol)

Filter

Die Liste lässt sich nach Zeitraum und Zahlungsstatus filtern sowie per Suchfeld durchsuchen.

Ausgabe erfassen

Klicke oben rechts auf Ausgabe erfassen ▾. Das Dropdown bietet folgende Optionen:

Option	Funktion
Neuer Beleg	Leeren Beleg manuell anlegen
Per E-Mail erfassen	Belege an deine persönliche Beleg-E-Mail senden und automatisch als Ausgabe erfassen lassen
Vorlage anlegen	Neue Vorlage für wiederkehrende Ausgaben erstellen
Vorlagen	Gespeicherte Vorlagen als Ausgabe instanziieren (mit Bearbeitungs-Icon)
Wiederkehrende Vorlagen	Automatisch erstellte Ausgaben nach festem Rhythmus (mit Bearbeitungs-Icon)

Belegerfassung per E-Mail

Alternativ zur manuellen Erfassung kannst du Belege per E-Mail einreichen. Nutze dafür deine persönliche Beleg-Adresse aus dem Profil (z. B. xxxxxx@freece.email).

1. Absender prüfen – Sende die Nachricht von deiner registrierten Login-E-Mail-Adresse.
2. Beleg anhängen – PDF, Bild oder E-Rechnung (XML/ZUGFeRD) als Anhang hinzufügen.
3. An Beleg-Adresse senden – Nach dem Versand wird der Beleg automatisch als Ausgabe angelegt.
4. Eintrag kontrollieren – Öffne Finanzen → Ausgaben und ergänze fehlende Angaben bei Bedarf.

Neuen Beleg manuell anlegen

1. Ausgabe erfassen → Neuer Beleg – Das Beleg-Formular öffnet sich.
2. Beleg hochladen (optional) – PDF oder Bild per Drag & Drop in den Upload-Bereich ziehen. Bei E-Rechnungen (XML/ZUGFeRD) werden Felder automatisch befüllt.
3. Felder ausfüllen – Lieferant, Belegnummer, Datum, Fälligkeit, Steuergebiet, Positionen (Titel, Kategorie, USt., Betrag).
4. Speichern – Beleg erscheint in der Ausgabenliste und fließt in die Finanzauswertungen ein.

Vorlagen für Ausgaben

Vorlagen eignen sich für Ausgaben, die du regelmäßig erfasst und immer wieder ähnlich aussehen – z. B. ein Software-Abo. Du erstellst die Vorlage einmal und instanziierst sie bei Bedarf per Klick.

Vorlage anlegen

Über Ausgabe erfassen → Vorlage anlegen öffnet sich der Vorlagen-Editor mit folgenden Feldern:

• Vorlagenname*
• Steuergebiet (z. B. Inland)
• Firma – Lieferant aus dem CRM auswählen oder per freie Eingabe eintragen
• Positionen – Titel, Kategorie, USt., Betrag

Wiederkehrende Vorlagen

Wiederkehrende Vorlagen erstellen Ausgaben automatisch nach einem festen Rhythmus – ideal für Abonnements und Dauerkostenstellen.

Einstellungen einer wiederkehrenden Vorlage

Feld	Bedeutung
Wiederkehr	Monatlich (weitere Rhythmen möglich)
Tag im Monat	An welchem Tag des Monats der Entwurf automatisch erstellt wird
Fälligkeit (Tage nach Erstellung)	Zahlungsziel in Tagen ab Erstellungsdatum
Firma	Lieferant – aus CRM wählen oder freie Eingabe
Positionen	Titel, Kategorie, USt., Betrag