Mailbox

Die Mailbox in freece.de ist ein vollwertiger E-Mail-Client, direkt in die App integriert. Du liest und schreibst E-Mails, ohne das Programm zu wechseln – und kannst mit einem Klick aus jeder eingehenden Nachricht einen Job, Lead oder ein KI-Angebot erstellen.

Die E-Mail-Übersicht

Die Mailbox ist zweigeteilt: links eine Ordnerleiste, rechts die E-Mail-Liste.

Ordner

Die Ordnerleiste zeigt alle Ordner deines E-Mail-Kontos – Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Markiert, Papierkorb, Junk, Spam sowie alle eigenen Ordner, die du in deinem E-Mail-Programm angelegt hast. Klicke auf einen Ordner, um seinen Inhalt zu laden.

E-Mail-Liste

Die Liste zeigt Absender, Betreff, Anhang-Symbol und Datum. Ungelesene Nachrichten werden farbig hervorgehoben. Pro Zeile stehen folgende Icons:

• Flagge – E-Mail markieren / Markierung entfernen
• Pfeil – Gibt an, ob die E-Mail bereits beantwortet oder weitergeleitet wurde
• Mülleimer – E-Mail in den Papierkorb verschieben

Konto wechseln

Hast du mehrere E-Mail-Konten eingerichtet, kannst du oben rechts über das Dropdown zwischen den Konten wechseln. Das als Standard markierte Konto wird beim Verfassen neuer E-Mails automatisch als Absender verwendet.

E-Mail verfassen

Klicke oben rechts auf Neue E-Mail. Der Dialog enthält:

• An – E-Mail-Adresse des Empfängers; Cc und Bcc über die gleichnamigen Buttons zuschaltbar
• Betreff
• Nachricht – Freitext-Editor mit Formatierungswerkzeug und KI-Icon ✦
• Anhänge – Drag & Drop, max. 10 MB pro Datei, max. 20 MB gesamt

KI-Funktionen beim Verfassen

Das ✦-Icon im Editor öffnet ein Menü mit KI-Aktionen für den aktuellen Nachrichtentext:

Funktion	Wirkung
Professioneller formulieren	Schreibstil formeller gestalten
Kürzer fassen	Text auf das Wesentliche kürzen
Ausführlicher schreiben	Text mit mehr Details ergänzen
Sprache vereinfachen	Komplexe Formulierungen verständlicher machen
Rechtschreibung und Grammatik korrigieren	Fehler automatisch bereinigen
Ins Englische übersetzen	Gesamten Text übersetzen
Allgemeine Antwort generieren	Passende Antwort auf die empfangene E-Mail generieren
Freundliche Zusage	Antwort mit positiver Rückmeldung generieren
Freundliche Absage	Antwort mit höflicher Ablehnung generieren

E-Mail lesen und verarbeiten

Klicke auf eine E-Mail in der Liste, um sie zu öffnen. Der Nachrichtenbereich zeigt Absender, Empfänger, CC, Betreff und Datum sowie folgende Aktionen:

• Antworten · Allen antworten · Weiterleiten
• Mit Lead verknüpfen – unter dem Absendernamen: verknüpft die E-Mail mit einem bestehenden Lead

Smart-Aktionen aus der E-Mail

Direkt unterhalb der E-Mail-Header-Informationen zeigt freece.de eine Aktionsleiste mit intelligenten Schnellaktionen:

Button	Funktion
X Projekte	Öffnet eine Liste verwandter Projekte, die freece.de anhand von Betreff und Inhalt der E-Mail gefunden hat – mit Projektname, Status und Kunde
Projekt erstellen ✨	Erstellt einen neuen Job mit KI-vorausgefüllten Feldern: Jobtitel, Beschreibung, Fälligkeitsdatum und Kundenreferenz – direkt aus dem E-Mail-Inhalt extrahiert
Lead erstellen ✨	Legt einen neuen Lead an mit vorausgefüllten Feldern: Firmenname, Kontaktname, E-Mail, Telefon (aus der Signatur), Quelle = E-Mail, Anfragedatum sowie einer KI-generierten Zusammenfassung in den Notizen
KI-Angebot erstellen ✨	Analysiert die E-Mail und generiert ein vollständiges Angebot: Kundendaten, Betreff, Einleitungstext, Positionen mit Preisen aus dem Produktkatalog und Fußtext – alles anpassbar, bevor es als Entwurf gespeichert wird

KI-Angebot nachbessern

Nach der ersten KI-Generierung eines Angebots kannst du es über das Feld Mit KI nachbessern weiter verfeinern: Beschreibe die gewünschten Änderungen in Freitext (z. B. „Gesamtsumme auf 1.200 EUR senken, eine Position hinzufügen") und klicke auf Nachbesserung anwenden. Das Angebot wird als Entwurf gespeichert und kann danach im Dokument-Editor vollständig bearbeitet werden.

E-Mail-Konto einrichten (SMTP & IMAP)

Navigiere zu Einstellungen → SMTP-Einstellungen. Du kannst mehrere Konten hinterlegen und eines als Standard festlegen.

SMTP – E-Mails versenden

SMTP ist erforderlich, um E-Mails aus freece.de heraus zu versenden.

1. Anbieter wählen – Wähle deinen E-Mail-Anbieter aus der Liste oder „Benutzerdefiniert / Andere" für manuelle Einträge.
2. SMTP aktivieren – Toggle einschalten und folgende Felder ausfüllen:

Feld	Hinweis
SMTP-Server	Hostname deines Mailservers
SMTP-Port	587 für TLS/STARTTLS · 465 für SSL
Verschlüsselung	TLS (Port 587) oder SSL (Port 465)
SMTP-Benutzername	In der Regel deine E-Mail-Adresse
SMTP-Passwort	E-Mail-Passwort oder App-spezifisches Passwort
Absender-E-Mail	Die Adresse, die beim Empfänger als Absender erscheint
Absendername	Anzeigename des Absenders

Mit Test-E-Mail senden kannst du die Verbindung prüfen, bevor du speicherst.

IMAP – E-Mails empfangen und Posteingang lesen

IMAP ist optional, aber empfohlen: Es ermöglicht das Lesen eingehender E-Mails in der Mailbox und speichert gesendete Nachrichten im Ordner Gesendet deines Postfachs.

Feld	Hinweis
IMAP-Server	Hostname des IMAP-Servers
IMAP-Port	993 für SSL · 143 für TLS
IMAP-Verschlüsselung	SSL (Port 993) oder TLS (Port 143)
IMAP-Benutzername	In der Regel deine E-Mail-Adresse
IMAP-Passwort	E-Mail-Passwort
Ordner „Gesendet" (optional)	Name des Gesendet-Ordners – Standard: Gesendet

Mit Verbindung testen prüfst du die IMAP-Verbindung, bevor du speicherst.

Mehrere Konten

Über + Konto hinzufügen kannst du beliebig viele E-Mail-Konten einrichten. Das als Standardkonto markierte Konto wird automatisch verwendet, wenn beim Versenden kein Konto explizit ausgewählt wird.