Kunden & Lieferanten

In freece.de bildet der Bereich Kunden/Lieferanten das Fundament für alles andere. Bevor du ein Projekt anlegen, eine Rechnung schreiben oder Zeiten erfassen kannst, braucht es einen Eintrag hier. Jede Firma – egal ob Auftraggeber, Agentur oder Softwareanbieter – wird einmalig angelegt und ist danach in der gesamten App verfügbar.

Der Bereich heißt bewusst Kunden und Lieferanten: Dieselbe Adresskarte kann für beide Rollen gleichzeitig verwendet werden. Wer heute Auftraggeber ist, kann morgen auch ein Lieferant sein – du musst keine separate Adresse anlegen.

Die Übersicht

Die Listenansicht zeigt auf einen Blick mehr als nur Namen und Adressen. Besonders hilfreich sind die Spalten Aktive Jobs und Nicht abgerechnet: Du siehst sofort, bei welchem Kunden noch Stunden offen sind, die noch nicht in Rechnung gestellt wurden – ein direkter Hinweis auf ausstehende Abrechnungen.

Die letzte Spalte zeigt das Rating – einen farbigen Score und den nicht abgerechneten Betrag. Mehr dazu im Abschnitt Kundenscore weiter unten.

Über die Buttons oben rechts kannst du Kunden per CSV importieren – praktisch wenn du von einer anderen Software wechselst – oder deinen gesamten Kundenstamm exportieren. Das 3-Punkt-Menü pro Eintrag öffnet weitere Aktionen wie Bearbeiten oder Löschen.

Neue Firma anlegen

Ein Klick auf Neue Firma anlegen öffnet einen Dialog mit drei Tabs. Es lohnt sich, alle drei vollständig auszufüllen – vor allem den Abrechnungs-Tab, der später viel manuelle Arbeit beim Rechnungschreiben erspart.

Tab „Allgemein“

Die Adressnummer vergibt freece.de automatisch (z. B. ADR/100319) und kann bei Bedarf manuell angepasst werden. Unter Kategorie legst du fest, ob es sich um einen Kunden, einen Lieferanten oder beides handelt – diese Auswahl bestimmt, wo die Adresse in der App auftaucht. Der Kundentyp unterscheidet zwischen B2B und B2C, was sich auf Anrede und steuerliche Behandlung auswirkt.

Der Firmenname ist Pflicht und erscheint auf allen Rechnungen und Angeboten. Mit Firmenname 2 lässt sich ein Zusatz ergänzen, z. B. eine Abteilung oder „c/o“. Geschlecht, Titel, Vor- und Nachname werden für die persönliche Briefanrede in Anschreiben und E-Mail-Vorlagen verwendet.

Tab „Adresse“

Pro Firma lassen sich mehrere Adressen hinterlegen, jeweils mit einem Typ: Standard, Rechnungsadresse, Lieferadresse oder Standort. Beim Erstellen einer Rechnung wählst du direkt die gewünschte Empfängeradresse aus.

Dasselbe gilt für E-Mail-Adressen – du kannst mehrere hinterlegen mit Typ Arbeit, Rechnungsadresse oder Privat. Beim Rechnungsversand wählst du dann die passende aus dem Dropdown, ohne sie neu eintippen zu müssen.

Tab „Abrechnung“

Dieser Tab speichert alle abrechnungsrelevanten Einstellungen pro Kunde. Statt bei jeder Rechnung manuell Anpassungen vorzunehmen, hinterlegst du die Konditionen einmalig hier – sie werden dann automatisch auf neue Dokumente übernommen.

Mit Abw. Stundensatz und Abw. Tagessatz überschreibst du deinen globalen Standard für diesen Kunden. Das Zahlungsziel in Tagen wird bei jeder neuen Rechnung vorausgefüllt. Das Dokumentformat für E-Mails legt fest, ob Rechnungen als PDF (ZUGFeRD), XML (XRechnung) oder beides versendet werden – für öffentliche Auftraggeber mit XRechnung-Pflicht stellst du das einmalig hier ein.

Das Kürzel ist ein Pflichtfeld und fließt direkt in die Projektnummerierung ein – z. B. ergibt das Kürzel „K“ die Projektnummer {K}-26-0068. Wähle deshalb etwas Eindeutiges und Kurzes. Mit Zeit runden auf kannst du abweichend von deiner globalen Einstellung eine kundenspezifische Rundungsregel festlegen.

Der Kundenscore

Der Kundenscore ist eine Zahl von 0 bis 100 und zeigt auf einen Blick, wie zuverlässig ein Kunde Rechnungen bezahlt. Er erscheint farbig in der Kundenliste und auf der Kundenkarte: grün für einen hohen Score (pünktliche Zahler), gelb für mittelmäßige und rot für häufige Verzögerungen.

Der Score basiert ausschließlich auf dem tatsächlichen Zahlungsverhalten der letzten 180 Tage – nicht auf subjektiven Einschätzungen. Vier Faktoren fließen ein:

• Pünktlichkeit – wie oft und wie konsequent wurde fristgerecht bezahlt
• Zahlungsdauer (DSO) – wie viele Tage vergehen im Schnitt von Rechnungsstellung bis vollständiger Bezahlung
• Überfälligkeit – wie viele Verzugstage fallen im Schnitt an, wenn es zu Zahlungsverzug kommt
• Offene Posten – wie hoch der noch offene Betrag (letzte 90 Tage) im Verhältnis zum Gesamtumsatz ist

Gibt es noch keine oder kaum bezahlte Rechnungen im Auswertungszeitraum, verhält sich der Score neutral – er wird aussagekräftiger, je mehr Zahlungshistorie vorliegt.