CRM · ARTIKEL 3 VON 4
Leads
Anfragen als Leads erfassen, mit Follow-ups verwalten und zu Kunden konvertieren.
Ein Lead ist eine eingehende Anfrage oder ein potenzieller Neukunde. freece.de begleitet den gesamten Prozess – vom ersten Kontakt über das Angebot bis zur Buchungsanfrage und Konvertierung in einen echten Kunden und Auftrag.
Lead-Liste
Die Lead-Liste zeigt alle eingehenden Anfragen mit Status, Kontakt, Firma, Quelle, Anfragedatum und letzter Aktivität. Über das Suchfeld und Statusfilter kannst du die Liste einschränken.
Lead-Status
Der Status gibt an, wo sich ein Lead im Qualifizierungsprozess befindet. Die Standard-Status sind konfigurierbar (→ Einstellungen → Processing Statuses). Typische Stufen sind neu, in Kontakt, angeboten und konvertiert.
Lead anlegen
Leads können auf drei Wegen entstehen:
- Manuell – über den Button Lead anlegen in der Lead-Liste
- Aus der Mailbox – über den Button Lead erstellen ✨ in der E-Mail-Detailansicht
- Automatisch – durch ein ausgefülltes Website-Formular (→ Formulare)
Felder beim Anlegen
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Firmenname | Name des anfragenden Unternehmens |
| Kontaktname | Name des Ansprechpartners |
| E-Mail-Adresse des Kontakts | |
| Telefon | Optional |
| Quelle | Woher kommt der Lead – z. B. E-Mail, Website-Formular, Empfehlung |
| Status | Aktueller Stand im Qualifizierungsprozess |
| Anfragedatum | Wann ist die Anfrage eingegangen |
| Notizen | Freitextfeld – bei KI-Erstellung aus der Mailbox automatisch befüllt |
Lead-Detailansicht
Klicke auf einen Lead in der Liste, um die Detailansicht zu öffnen. Der Kopfbereich zeigt Firmenname, Status-Badge, zugewiesenen Nutzer und die Aktionsbuttons.
Aktionsbuttons
| Button | Funktion |
|---|---|
| Bearbeiten | Lead-Daten bearbeiten |
| Angebot erstellen | Neues Angebot direkt aus dem Lead anlegen – Kundendaten werden übernommen |
| Bereits konvertiert / Konvertieren | Lead als Kunde anlegen und optional einen Job erstellen. Nach der Konvertierung erscheint der Button als Bereits konvertiert. |
| Neue Buchung anlegen | Direkt eine neue Buchung für diesen Lead/Kunden anlegen |
Linke Seitenleiste
Zeigt die wichtigsten Lead-Stammdaten auf einen Blick:
- Name / Firma
- Datum Anfrage
- Angefragte Termine – Zeitraum der Buchungsanfrage mit Anzahl der Tage und ggf. Terminkonflikt-Badge (rot)
- Letzte Aktivität – wann zuletzt eine Aktion stattgefunden hat
- Nächstes Follow-up – geplantes Follow-up-Datum
Tabs in der Detailansicht
Die Detailansicht ist in sieben Tabs gegliedert:
| Tab | Inhalt |
|---|---|
| Details | Alle Stammdaten, Quelle, Notizen |
| Aktivität | Chronologisches Protokoll aller Aktionen am Lead |
| Dokumente | Verknüpfte Angebote und Rechnungen |
| Follow-ups | Geplante und abgeschlossene Follow-up-Aufgaben |
| E-Mails | Verknüpfte E-Mails aus der Mailbox |
| Dateien | Hochgeladene Anhänge und Dokumente |
| Buchungsanfrage | Kalenderansicht der angefragten Termine – siehe unten |
Tab: Buchungsanfrage
Der Tab Buchungsanfrage erscheint, wenn ein Lead über ein Formular mit Terminanfrage eingegangen ist. Er zeigt eine Kalenderansicht des angefragten Zeitraums und prüft sofort, ob Konflikte mit bestehenden Buchungen bestehen.
Verfügbarkeitsanzeige
Jeder Tag im Kalender ist farblich codiert:
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| 🟢 Grün | Frei – kein Konflikt |
| 🔴 Rot | Gebucht – feste Buchung vorhanden |
| 🟡 Gelb | Option – vorläufige Reservierung |
Konflikt-Banner
Falls Konflikte im angefragten Zeitraum bestehen, erscheint ein roter Warn-Banner mit genauer Angabe:
- „X Termine sind bereits gebucht“ – Anzahl der Tage mit fester Buchung
- „X Termine überschneiden sich mit Optionen“ – Anzahl der Tage mit vorläufiger Reservierung
Der Terminkonflikt-Badge in der linken Seitenleiste ist ein sofortiger Hinweis, noch bevor du den Buchungsanfrage-Tab öffnest – so siehst du Konflikte auf einen Blick direkt in der Detailansicht.
Buchung aus Anfrage anlegen
Wenn der Zeitraum passt, klicke oben rechts auf Neue Buchung anlegen – eine neue Buchung wird mit den Daten des Leads vorausgefüllt erstellt.
Lead konvertieren
- Lead öffnen – Klicke auf den Lead in der Liste.
- Konvertieren – Klicke auf Konvertieren. freece.de legt automatisch einen neuen Kunden mit den Lead-Daten an.
- Job anlegen (optional) – Direkt im Konvertierungs-Schritt kann auch ein neuer Job für den Kunden erstellt werden.
Nach der Konvertierung wechselt der Status auf Konvertiert und der Button zeigt Bereits konvertiert. Der Lead bleibt in der Liste erhalten und ist mit dem Kundendatensatz verknüpft.