Einstellungen

Buchhaltung

Unter Einstellungen → Buchhaltung hinterlegst du alle buchhalterisch relevanten Stammdaten. Diese Daten erscheinen auf deinen Rechnungen und Dokumenten.

Logo und Bankdaten

Feld	Hinweis
Logo hochladen	JPG, GIF oder PNG, max. 1 MB – erscheint auf allen Dokumenten
Bank*	Name deiner Bank
IBAN*	Deine IBAN-Nummer
BIC*	BIC/SWIFT-Code deiner Bank
Steuernummer*	Deine persönliche Steuernummer (vom Finanzamt)
Bundesland Finanzamt*	Bundesland, in dem dein Finanzamt sitzt
Finanzamt*	Name deines zuständigen Finanzamts

Steuer & Kalkulation

Feld	Hinweis
Kleinunternehmer	Aktiviert die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG – keine USt auf Rechnungen
Titel Angebot	Standardbezeichnung für Angebote (z. B. „Angebot“ oder eigener Begriff)
Währung	Standard: EUR (€)
Standard Stundensatz	Vorausgefüllter Stundensatz für neue Positionen und Zeiterfassung
Standard Tagessatz	Vorausgefüllter Tagessatz
Umsatzsteuer Besteuerung	Ist-Besteuerung oder Soll-Besteuerung
Intervall USt-Voranmeldung	Monatlich, vierteljährlich oder jährlich
USt-IdNr.	Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (für EU-Auslandsgeschäfte)
DATEV-Beraternummer	Für DATEV-Export (optional)
DATEV-Mandantennummer	Für DATEV-Export (optional)
Standard-Steuersatz	Standard: 19 %
Standard Preisformat	Netto oder Brutto – Eingabemodus für Einzelpreise in neuen Dokumenten
Standard Zahlungsziel	Voreingestelltes Zahlungsziel in Tagen (Standard: 30)

Zeiterfassung runden

Zwei separate Einstellungen für das Runden von Zeiten:

• Zeiterfassung runden auf – Wie erfasste Zeiten in der Zeiterfassung gerundet werden (z. B. 1 Minute, aufrunden)
• Zeit in Rechnungen runden auf – Wie Zeiten beim Abrechnen auf Rechnungen dargestellt werden (z. B. 15 Minuten, aufrunden)

Arbeitszeiten

Ein wöchentliches Raster (Mo–So, 0–23 Uhr) zeigt deine konfigurierten Arbeitszeiten. Diese werden im Kalender und bei der Verfügbarkeitsdarstellung berücksichtigt. Klicke in Zeitblöcke, um Arbeitszeiten zu setzen oder zu entfernen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Trage deine AGB im Texteditor ein. Mit der Checkbox AGB in Buchungsbestätigungen integrieren werden sie automatisch an Buchungsbestätigungen angehängt.

Pushover – Push-Benachrichtigungen

Pushover ist ein externer Dienst für Echtzeit-Push-Benachrichtigungen auf iOS, Android und Desktop. Richte ihn ein, um bei wichtigen Ereignissen in freece.de sofort benachrichtigt zu werden.

Grundkonfiguration

Feld	Bedeutung
Pushover aktivieren	Toggle zum Ein-/Ausschalten aller Benachrichtigungen
App Token	Token aus deiner Pushover-App
User Key	Dein persönlicher Pushover-User-Key
Gerät (optional)	Spezifisches Gerät ansprechen – leer = an alle Geräte senden
Standard-Sound	Ton für eingehende Benachrichtigungen
Standard-Priorität	0 = Normal; höhere Werte = dringlicher (Pushover-eigene Skala)
Zeitzone	Für korrekte Zeitangaben in Benachrichtigungen

Pro-Typ Voreinstellungen

Für jeden Ereignistyp kannst du Priorität und Sound individuell festlegen. Felder leer lassen = globale Standardeinstellung wird verwendet.

Verfügbare Ereignistypen: To-do, Job, Projekt, Follow-Up, Aufgabe, Meilenstein, Eingehende Rechnung, Ausgehende Rechnung, Termin, Lead / Formular-Anfrage, Mahnung, Datei-Transfer (Download).

Ruhezeiten & Schlummern

Mit Ruhezeit Start/Ende definierst du Zeiten, in denen keine Pushover-Benachrichtigungen gesendet werden. Über Schlummern bis kannst du Benachrichtigungen temporär pausieren (bis zu einem bestimmten Datum und einer Uhrzeit).

Über Verifizieren prüfst du die Verbindung. Mit Test senden schickst du eine Probenachricht an dein Gerät.

SMTP & IMAP (E-Mail)

Richte hier deine E-Mail-Konten für den Versand und Empfang in der Mailbox ein. Ausführliche Anleitung: Mailbox → E-Mail-Konto einrichten.

Kanban Board

Mit dem Toggle Kanban Board deaktivieren kannst du die Kanban-Ansicht in der Auftragsübersicht ausblenden, wenn du sie nicht verwendest.

Verfügbarkeitskalender

Der Verfügbarkeitskalender ist ein öffentlicher Kalender, den du auf deiner Website einbetten kannst. Er zeigt deinen Kunden, wann du verfügbar, gebucht oder abwesend bist.

Kalender aktivieren und konfigurieren

Schalte Kalender-Einbettung aktivieren ein. Danach stehen folgende Anzeigeoptionen zur Verfügung:

Option	Funktion
Zeitraum	Wie viele Monate der Kalender auf einmal zeigt (z. B. 3 Monate)
Wochenenden ausblenden	Blendet Samstag und Sonntag im Kalender aus
Optionierte Buchungen anzeigen	Zeigt vorläufige Reservierungen gelb an – deaktiviert: nur feste Buchungen werden angezeigt
Vereinfachte Darstellung	Alle nicht verfügbaren Tage in einer einheitlichen Farbe – ohne Unterscheidung zwischen gebucht, abwesend und Feiertag

Einbettung

freece.de generiert drei Einbettungsoptionen:

• Script-Einbettung (empfohlen) – kleines JavaScript-Snippet für deine Website
• iFrame-Einbettung – universell kompatibel mit jedem CMS
• Direktlink – URL zur eigenständigen Kalenderseite

Den Einbettungs-Token kannst du über Token rotieren neu generieren – dadurch werden alle bestehenden Einbettungen ungültig und müssen mit dem neuen Token aktualisiert werden.

Kalenderlegende

Der Kalender zeigt Tage in fünf Farben: Verfügbar (grün), Nicht verfügbar (rot), Gebucht (rot/orange), Option (gelb), Feiertag (grau).

KI-Funktionen

Mit dem Toggle KI-Funktionen aktivieren steuerst du alle KI-gestützten Features der App zentral: automatische Rechnungserkennung, Lead- und Job-Erstellung aus E-Mails sowie das KI-Angebot aus der Mailbox. Wenn deaktiviert, müssen alle Daten manuell eingegeben werden.

Nummernkreise

Nummernkreise legen fest, wie Belegnummern, Kundennummern, Projektnummern usw. automatisch vergeben werden. Klicke auf das Stift-Icon eines Eintrags, um das Format anzupassen.

Verfügbare Nummernkreise

Typ	Standard-Format	Beispiel
Buchung	BU{NNNNN}	BU00010
Korrekturrechnung	KR{NNNNN}	KR00001
Kunde	ADR{NNNNN}	ADR00019
Lieferschein	LS{NNNNN}	LS00001
Rechnung	RE{YY}{MM}/{NNNN}	RE2604/0173
Auftragsbestätigung	AB{NNNNN}	AB00001
Abschlagsrechnung	AR{NNNNN}	AR00003
Ware	ART{NNNNN}	ART00011
Projekt	{K}-{YY}-{NNNN}	{K}-26-0068
Angebot	AN{NNNNN}	AN00061

Format-Variablen

Variable	Bedeutung	Beispiel
{K}	Kundenkürzel aus dem Adressdatensatz	–
{NNNN}	Laufender Zähler – jedes N = eine Stelle	{NNN} = 001, {NNNNNN} = 000001
{YYYY}	Aktuelles Jahr vierstellig	2026
{YY}	Aktuelles Jahr zweistellig	26
{MM}	Aktueller Monat mit führender 0	04
{M}	Aktueller Monat ohne führende 0	4
{DD}	Aktueller Tag mit führender 0	08
{D}	Aktueller Tag ohne führende 0	8

Im Bearbeitungsdialog siehst du eine Vorschau der nächsten Nummer sowie den Zähler, den du bei Bedarf manuell setzen kannst.

Texte Zahlungsbedingungen

Lege Standardtexte für den Zahlungsbedingungsabsatz auf Dokumenten fest. Verfügbare Platzhalter: {DAYS} (Zahlungsziel in Tagen) und {DATE} (Datum des Zahlungsziels).

Textfeld	Erscheint auf
Standardtext Zahlungsbedingungen Verkaufsdokumente	Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine
Standardtext Zahlungsbedingungen Angebote	Angeboten

Texte Rechnungen

Standardtexte für steuerrechtliche Hinweise, die je nach gewähltem Umsatzsteuer-Szenario automatisch auf Rechnungen eingefügt werden:

Hinweis	Wann verwendet
Reverse-Charge (DE/EN)	EU-Auslandsrechnungen mit §13b/§18b UStG
Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (DE/EN)	Warenlieferungen innerhalb der EU
Leistungen in ein Drittland (DE/EN)	Sonstige Leistungen außerhalb der EU §3a (2) UStG
Umsatzsteuerfreie Ausfuhrlieferung Drittland (DE/EN)	Warenexporte in Länder außerhalb der EU

Alle Texte sind zweisprachig (Deutsch/Englisch) hinterlegt und können angepasst werden.

Textvorlagen

Textvorlagen sind wiederverwendbare Textbausteine für Dokumentenkopf, Dokumentenfuß und E-Mail-Nachrichten. Sie werden beim Erstellen von Dokumenten oder beim E-Mail-Versand als Vorlagen angeboten.

Textvorlage erstellen oder bearbeiten

Klicke auf Textvorlage erstellen oder das Stift-Icon einer bestehenden Vorlage:

Feld	Bedeutung
Titel*	Name der Vorlage
Dokumenttyp*	Für welchen Dokumenttyp die Vorlage gilt (Alle, Angebot, Rechnung, …)
Position*	Dokumentenkopf, Dokumentenfuß oder E-Mail-Nachricht
Ansprache	Formell (Sie) oder informell (Du)
Standard	Wenn aktiv, wird diese Vorlage automatisch beim Erstellen neuer Dokumente vorausgefüllt
Text*	Freitext-Editor – Platzhalter über Chat-Icon einfügbar

Verfügbare Platzhalter: {CONTACT_FIRSTNAME}, {CONTACT_LASTNAME}, {LETTER_SALUTATION}, {FIRSTNAME}, {LASTNAME}, {DOCUMENT_DATE}, {DOCUMENT_TYPE}, {DOCUMENT_NUMBER}.

Einheiten

Lege benutzerdefinierte Einheiten fest, die in der Positionstabelle von Dokumenten auswählbar sind (z. B. Stunden, Tage, Stück, Pauschal). Neue Einheiten können über Einheit erstellen hinzugefügt werden.

Processing Statuses (Job-Status)

Hier definierst du die Status-Stufen, die ein Job (Auftrag) durchläuft. Die Standard-Status sind:

#	Name	Bedeutung
1	in Vorbereitung	Job wurde angelegt, noch nicht begonnen
2	in Arbeit	Aktiv in Bearbeitung
3	Korrekturen erhalten	Feedback vom Kunden, Überarbeitung nötig
4	erledigt ✓	Abgeschlossen – mit Häkchen als finaler Status markiert

Status lassen sich per Drag & Drop umsortieren, umbenennen, mit einer Farbe versehen und über Status erstellen erweitern. Ein Status kann als „abgeschlossen" (✓) markiert werden, um ihn als finalen Zustand zu kennzeichnen.

DATEV-Konten

Lege fest, welche DATEV-Konten bei der Kategorie-Zuweisung für Ausgaben und Buchungen zur Auswahl stehen sollen. Die Auswahl erfolgt über zwei Spalten:

• Verfügbare Konten (100 Konten gesamt) – vollständige DATEV-Kontenliste
• Ausgewählte Konten – deine aktive Auswahl (z. B. 77 Konten)

Markiere Konten in der linken Spalte und klicke Ausgewählte hinzufügen →. Mit ← Ausgewählte entfernen kannst du Konten wieder deaktivieren. Beide Spalten sind durchsuchbar.